La TGS en la Empresa "Trabajo de Investigación"

DISEÑO E IMPLEMENTACION ADMINISTRATIVAS PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS DE INFORMACION Y ESTRUCTURARCION DE DATOS
“PLATAFORMA TRONWEB”

DESCRIPCION

Con los trabajos de investigación que se han llevado a cabo se ha podido definir los aspectos en los que se deben trabajar en este proceso de investigación que se realiza con la Universidad del Tolima en el área de investigación formativa. Los aspectos como tal tienen que ver con el orden y la administración de la información de los clientes que maneja la compañía.
Empresa
La compañía con la que estamos llevando a cabo nuestro trabajo de investigación se llama MAPFRE SEGUROS DE COLOMBIA perteneciente al SISTEMA MAPFRE el grupo empresarial español independiente que desde 1933 desarrolla actividades aseguradoras, reaseguradoras, financieras, inmobiliarias y de servicios en más de 40 países, a través de 244 empresas, más de 5.000 oficinas y 28.000 empleados, en cuatro continentes.
En 1984, SISTEMA MAPFRE hizo presencia en Colombia adquiriendo un porcentaje del capital de SEGUROS CARIBE. En los años siguientes, se efectuaron nuevas inversiones por parte de MAPFRE, hasta alcanzar en 1995 una participación accionaría del 94.2%.

A partir del 1° de diciembre de ese mismo año, se constituyó MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA S.A. y en el año 1999 se constituyó MAPFRE COLOMBIA VIDA SEGUROS S.A. Ambas empresas son sinónimo de solidez, potencia y liderazgo y cuentan con estructuras y equipos específicos para cumplir con la actividad aseguradora, buscando siempre la máxima eficiencia y agilidad en la gestión.
A lo largo de estos años, han logrado ocupar importantes posiciones en el mercado de seguros colombiano. Hoy por hoy están en plena expansión de su estructura territorial conformada actualmente por más de 160 oficinas, lo que ya de hecho los ubican como líderes en presencia a nivel nacional.

Es una empresa con enorme transcendencia y continúa por esa misma senda hasta alcanzar un mejor reconocimiento en nuestro país, la tarea no ha sigo fácil ya que el mercado es bastante competitivo y debe superar empresas también reconocidas a nivel nacional.

Debido a su amplio portafolio de productos a nacido la necesidad de implementar un sistema que integre todas las funciones que permita administrar la información que ellos manejan; como se trata de muchos productos, la empresa tiene algunos inconvenientes con la cuestión del manejo de la información y aunque se ha implementado un sistema integrado existen algunos fallas que no permiten un optimo trabajo del mismo.

Con nuestro trabajo, queremos mejorar la productividad de este sistema y mejorar la administración de la información que la empresa posee y que es importante para el eficiente desempeño y confianza que ellos deben desarrollar.

Misión

Desde nuestra llegada a Colombia estamos garantizando la tranquilidad de los colombianos, asumiendo riesgos con clara vocación de servicio, permanencia y estabilidad, apoyados en grandes inversiones en tecnología, infraestructura y fomento social, proporcionando así lo mejor en todos nuestros frentes de acción.


Visión

Proyectamos consolidarnos y ser reconocidos como una compañía aseguradora líder en el mercado colombiano, sirviendo a nuestros clientes, colaboradores, accionistas y la sociedad en general, colocando a su disposición el talento humano y la innovación tecnológica, mediante una diferenciación competitiva que le permita el logro de sus objetivos sociales y económicos.

Valores

Creemos en los derechos de las personas y de cada nación, por tanto, nuestra cultura empresarial se forja en virtud de la transparencia, la veracidad y la equidad. Los valores por los cuales trabaja la FAMILIA MAPFRE y que hacen que nuestros asegurados e intermediarios se sientan como en casa son:
• Servicio. Nuestra razón de ser es el cliente, vivimos en función de servir.
• Respeto. Nuestros actos están orientados por la transparencia, lealtad y fiel cumplimiento de las normas legales, morales y sociales.
• Compromiso. Los asumimos con responsabilidad y de cara al país, a la sociedad, a la familia, a nuestros clientes, intermediarios, colaboradores y accionistas.
• Participación. Involucra todos los elementos que intervienen en el cumplimiento de nuestra misión: somos un equipo.
• Desarrollo. Nos preocupamos por ser innovadores, creativos, originales, utilizando tecnología e infraestructura de punta.
• Autonomía. Todos estos valores los asumimos con ortodoxia y visión de futuro.
Sistema

Dentro del programa de mejoramiento continuo de MAPFRE Seguros, se ha decidido implementar el sistema de información Trobweb, herramienta que brinda a nuestros clientes una mayor agilidad en la emisión de las pólizas y anexos, controlando de forma eficaz las políticas de suscripción de cada producto.
Es importante resaltar que esta nueva herramienta ofrece un ambiente gráfico y dinámico al usuario, facilitando la labor mediante mensajes claros e instrucciones sencillas en cada una de las operaciones.
En el presente apartado de la intranet se encuentran:
- Manuales de Procedimiento: Los cuales reglamentan la expedición de pólizas tanto del Ramo de Automóviles Individual como de los multiriesgos y deben ser cumplidos por la totalidad de la red indistintamente del sistema de emisión que se utilice (Tronador ó Trobweb).
Con el propósito de facilitar la comprensión de los manuales de procedimiento, se ha adoptado una estructura que presenta:
- La definición del procedimiento, la(s) políticas de la compañía y las normas tanto internas como externas que deben ser cumplidas en el procedimiento.
- Cuadro de Actividades: en el cual se muestra de forma clara el Que, Como, Cuando, Quien y con que de cada una de las actividades del procedimiento.
- Diagrama de Flujo: Soporte, permite visualizar la secuencia de actividades de una forma clara y rápida.
- Manuales de Usuario: Detalla de forma clara, precisa y sencilla todas las operaciones que el usuario puede realizar en el sistema para su gestión diaria.


APLICACIÓN DE SISTEMAS ESPECIFICOS EN MAPFRE SEGUROS DE COLOMBIA

SISTEMA: Como Plataforma soporte, este posee elementos que se enlazas para formar una sola actividad en entorno a la aseguradora. Compuesta por módulos independientemente enlazados, estos son Gpp, Expedición de Pólizas de vida, Automóviles, Cotización de siniestros y implementación del sistema contable llamado Sunsystem el cual permite la elaboración de un sistema contable estable y versátil enlazados a toda la plataforma para hacer un solo proceso o “Sistema”.

SUBSISTEMAS:

GPP (GESTION DE PAGO A PROVEDORES): Modulo diseñado para la digitalización de facturas de proveedores su implementación en centros de costo de cada dependencia y autorización de pago, seguimiento paso a paso de pago de clientes y proveedores.
SUNSYSTEM: Subsistema que controla el área de contabilidad, generando comprobantes, libros contables y pagos de nomina, también un completo control del área y empresa.
EMISION DE POLIZAS: Base de datos con datos completos y actualizados de asegurados, generando pólizas, renovaciones y demás tramites de los mismos.
CONTROL DE IMPRESIÓN: Mapfre cuenta con 160 sucursales incluyendo dependencia en Dirección general, este controla la impresión, suministro y mantenimiento de documentos entre otras pólizas.
ENTORNO: Plataforma controlada desde España (Sede Principal), supervisado por Ingenieros Capacitados rodeado en un entorno puramente administrativo y gerencial lo que requiere capacitación adecuada por parte de administradores hacia usuarios.

SUPRASISTEMA: Esta plataforma en si es un supra sistema controlado directamente desde la sede principal, controlando los 5 continentes donde Mapfre tiene presencia, cada plataforma se subdivide según la necesidad de cada país, pero teniendo como modelo el sistema original Tronweb.


ENTRADA DE SISTEMAS Y CORRIENTES DE ENTRADA

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. A este respecto Tronweb provee de capacitación permanente por medio de gerentes e ingenieros de la planta Mapfre, los usuarios en si mismo son los encargados de alimentar las bases de datos y dar solución a los clientes externos de la compañía, los computadores y planta física utilizan un proveedor, dando versatilidad mediante un sistema llamado WISE la cual permite asistencia remota a problemas con prontas soluciones, aunque el sistema de auto alimenta mediante la información de otros módulos se necesita de supervisión constante para bajar los riesgos a problemas.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas, y este mismo cada modulo puede llegar a ser independiente y no perturbarse por errores en otros subsistemas.

PROCESOS DE CONVERSION
Aunque en si el proceso comienza con la asesoría y compra de la póliza física por parte del cliente, todo debe ir digitalizado y con datos de los asegurados en la plataforma donde, podemos decir que empieza la importación para la consulta, contabilidad e emisión de pólizas informativas, de igual manera se importa información de diferentes dispositivos dentro de la compañía para su proceso dentro de los módulos y posterior exportación a clientes y proveedores de la mejor manera versátil e eficaz.

SALIDAS DEL SISTEMA O CORRIENTES DE SALIDA
Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Estas se manifiestan mediante servicios a los mismos clientes que solicitan información, reclamación a siniestros y pronta solución en novedades que se atiende mediante una única línea nacional. Las respuestas a estas salidas se denotan en la indemnización de pólizas de vida, seguros de automotores y tramites de la compañía en si misma ante los entes de control gubernamental que exigen respuestas a manejos dentro de la compañía aseguradora.

RETROALIMENTACION
Esta se produce por la implantación de resultados dentro del mismo sistema al ser pólizas de vencimiento anual, los asegurados hacen una constante renovación de datos y beneficiarios que ingresan nuevas especificaciones. Y dentro del proceso interno de la compañía tanto SUNSYSTEM y GPP están en constante retroalimentación pues directamente dependen entre sí para gestionar pagos y controlar los proveedores y servicios de la compañía igual manera los mismos datos ingresados en las bases suministran información posterior a estos para la emisión y control de siniestros y causales de pago de pólizas.

FRONTERAS DEL SISTEMA
Dicho de otra manera Tronweb delimita la utilización de cierto datos a gerentes y vicepresidentes de la compañía lo que impide la proliferación de documentación y cifras a cualquier usuario, al ser un sistema cerrado las salidas del sistema solo llegan a los asegurados mediante su cedula y datos previamente inscritos y guardados, no permite el intercambio de información entre otras aseguradoras y mucho menos implementación se subsistema de otras compañías aun que sí misma la aseguradora Mapfre está afiliada a una asociación de aseguradoras Colombianas su Plataforma es cerrada y su intercambio con el ambiente exterior solo y únicamente se hace mediante información y pago de sinistestros a sus afiliados.


SINERGIA
En este punto este proceso contiene sinergia, pues realmente todos los módulos están enlazados entre sí para producir un solo resultado único la cual consiste en el mantenimiento y sostenimiento de la empresa en procesos judiciales e informativo. Ningún modulo por separado podrá dar los mismos resultados que se pueden obtener mediante la unidad conocida con Trobweb.


CRONOGRAMA

Fecha Avances Sustentación
5 de abril/10 Visita a la empresa Aseguradora y identificación del problema
9 e abril/10 Entrevista 1: Identificacion de problemas y fallas en el segimeinto de información.
Inducción a Trowell (Plataforma que sustenta a Mapfre seguros)
30 abril Entrevista 2: Recopilacion de informacion y puntializaciod e problemas
(entrevista programada con Ing Cesar E. Liz soporte Trowell)
8 de mayo Primer borrador presentado a tutor articulador – correcciones y análisis de lo elaborado
20 de mayo Entrevista 3
Ing. Cesar Liz
13 de junio Socialización segundo borrador para sus correcciones


METODOLOGIA

LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO:

Se trata de la investigación aplicada para comprender y resolver alguna situación, necesidad o problema en un contexto determinado. El investigador trabaja en el ambiente natural en que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que obtendrán los datos más relevantes a ser analizados son individuos, grupos y representaciones de las organizaciones científicas, no experimentales dirigidas a descubrir relaciones e interacciones entre variables sociológicas, psicológicas y educativas en estructuras sociales reales y cotidianas.
La investigación de campo se presenta mediante la manipulación de una variable externa no comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de describir de que modo o porque causas se produce una situación o acontecimiento particular.
Podríamos definirla diciendo que es el proceso que, utilizando el método científico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigación pura), o bien estudiar una situación para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prácticos (investigación aplicada).
Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos con más seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios, descriptivos y experimentales, creando una situación de control en la cual manipula sobre una o más variables dependientes (efectos).
Por tanto, es una situación provocada por el investigador para introducir determinadas variables de estudio manipuladas por el, para controlar el aumento o disminución de esas variables y sus efecto en las conductas observadas.
El uso del término investigación de campo es bastante coloquial. Hablamos de experimentar cuando mezclamos sustancias químicas y observamos la reacción de este hecho, pero también cuando nos cambiamos de peinado y observamos la reacción de nuestras amistades en cuanto a nuestra transformación, también estamos en presencia de un experimento de campo.
Cuando los datos se recogen directamente de la realidad se les denominan primarios, su valor radica en que permiten cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos, por lo que facilita su revisión y/o modificación en caso de surgir dudas.
Conviene anotar que no toda información puede alcanzarse por esta vía, ya sea por limitaciones especiales o de tiempo, problemas de escasez o de orden ético.
En materia de investigación de campo es mucho lo que se ha avanzado, puesto que podemos presenciar varios tipos de diseño de investigación de este tipo y, aunque cada diseño es único, cuentan con características comunes, especialmente en su manejo metodológico, lo cual ha permitido clasificarlo en categorías que explicaremos mas adelante.
PASOS DE UNA INVESTIGACIÓN DE CAMPO
1) Planteo del problema.
2) Etapa exploratoria.
- Lecturas.
- Visitas al terreno.
- Conversaciones con colegas.
- Entrevistas a personas que conocen el problema por experiencia personal o debido a sus estudios.
3) Delimitaciones operativas del problema. Unidades de análisis, variables, indicadores, muestra.
4) Construcción de los instrumentos de recolección de datos.
5) Redacción de un plan tentativo de procesamiento y análisis de los datos.
6) Escribir un índice provisorio.
7) Probar el cuestionario o la guía de entrevistas semiestructuradas con amigos, y con personas que no tendrán contacto con la muestra definitiva pero pertenecen al mismo universo. Discutir con las personas qué les han parecido las preguntas. Luego hacer un análisis de los datos obtenidos para ver si el plan de análisis va a ser eficaz y va a brindar datos importantes (lo contrario de datos banales). La etapa piloto sirve para probar tanto los instrumentos de recolección como de análisis.
8) Recolección de los datos.
9) Codificación, entrada de datos en computadora, procesamiento y análisis.
10) Redacción del borrador. Lectura compartida. Discusión con amigos y con el orientador.
11) Redacción final. Agregar cuadros, fotografías, mapas.


RECOMENDACIONES

Cuando se lleva la investigación a la práctica y no se conoce el campo la empresa donde se trabajo y su modalidad de llevar a cabo su actividad económica, surgen dificultades y se requiere de tiempo de hallar las herramientas informáticas indispensables para llegar a hecho o por decir así a la solución.

En el trabajo de investigación es la literatura se relaciona con el entorno que maneja el cipas. Una primera aproximación a dicha teoría nos advierte de la necesidad de reconocer la diferencia existente entre un cipas y un grupo, si bien también nos señala que es una ardua tarea el discernir entre ambos términos puesto que los autores realizan una utilización indistinta de los mismos

El desempeño de un grupo depende, normalmente, del trabajo individual de sus miembros, mientras que el de un equipo depende tanto de las contribuciones individuales como conjunta, pues el equipo tiene una entidad diferente a la suma de los individuos que lo componen.

En el grupo la responsabilidad es estrictamente individual, ya que sus miembros, normalmente, no asumen responsabilidades sobre cualquier otro resultado que no sea el suyo. En cambio, los integrantes del equipo ostentan una responsabilidad que es tanto personal como compartida, puesto que todos ellos trabajan conjuntamente para obtener un resultado que representa su contribución colectiva, y cada miembro participa de la responsabilidad de alcanzarlo.

Evidentemente, ambos términos comparten dinámicas similares por lo que reconocer las diferencias existentes entre ambos no supone rechazar la relevancia que en el estudio de los equipos tiene el conocimiento acumulado en torno a los grupos. Es el equipo multicultural el que se analiza en el marco de la organización, estudiándose junto con su notable participación en el desempeño de la misma, el insuficiente tratamiento que ha recibido por parte de los investigadores. La contextualización en la empresa multinacional esboza la convivencia existente en la misma de las diferentes culturas nacionales aportadas por sus miembros, abogándose por el papel integrador de la cultura organizativa en la conciliación de esta variedad nacional, cuestión especialmente relevante en el seno de los equipos multiculturales objeto de nuestra, investigación.

Se convierte entonces de interés para los investigadores profundizar en el estudio de la diversidad cultural presente en las organizaciones en general y en los equipos en particular, debido a las implicaciones que ésta tiene en el desarrollo de su actividad, en el logro de los objetivos que le son encomendados y al insuficiente tratamiento que ha recibido hasta la fecha. Consecuentemente, el núcleo del presente trabajo se encuentra en el análisis de los equipos conformados por individuos que difieren en su nacionalidad, de tal forma que contribuimos al avance del conocimiento de la realidad vinculada a tal diversidad.

Por otro lado, la combinación de fuentes de información utilizadas en este estudio ha sido fundamental para la validación del trabajo. No obstante, las entrevistas publicadas de los directivos nos han permitido abordar los temas objeto de estudio, pero están sujetas a ciertas limitaciones, relacionadas con la participación de la investigadora en la obtención de la información y con la exacta adecuación a las cuestiones de investigación. No obstante, este inconveniente se subsana, al menos en parte, con la utilización de otras fuentes de información. De este modo, a parte de las medidas que hemos tomado para evitar los riesgos inherentes a esta cuestión, consideramos conveniente recomendar que, en futuras investigaciones, se trate de adoptar un enfoque multidisciplinario en el que tenga cabida la utilización de diferentes instrumentos para la obtención de la información y entre los que se contemplen las entrevistas en profundidad y la presencia durante un tiempo prolongado en la organización que está desarrollando un cambio. Estas consideraciones permitirán apreciar de una forma directa las incertidumbres que el cambio genera, la resolución de las mismas, la adopción de las decisiones, etc.

Los procesos del equipo se encuentran conformados por las interacciones que tienen lugar en el seno del mismo comprendiendo, en esta investigación, los comportamientos de cada miembro en relación con sus compañeros, aplazando el estudio de los procesos relacionados con las tareas y con el entorno para próximas investigaciones. Los procesos sociales, que son por tanto los que centran el interés del presente trabajo, reflejan las dinámicas de comunicación, de cooperación, de la gestión de los conflictos y de la toma de decisiones participativa que se llevan a cabo dentro del equipo y que explican mucha de las variaciones que tienen lugar en los resultados del mismo. La comunicación se entiende como la transmisión y comprensión de información relacionada o no con la ejecución del trabajo en el marco del equipo; la cooperación consiste en que todos los integrantes del equipo desarrollen conjuntamente las actividades necesarias para la consecución de un mismo fin, de tal forma que alcancen los resultados que se les han fijado; la gestión de los conflictos supone el reconocimiento y la aceptación de las diferencias que surgen como resultado natural e inevitable de la convivencia de cualquier grupo, máxime cuando coexisten diversas culturas nacionales como es el caso y, la toma de decisiones participativa implica la contribución de todos los miembros que conforman el equipo en la identificación y la elección de los planteamientos alternativos que conducen a un estado deseado.


Una primera limitación de la investigación está relacionada con las posibilidades de generalización de los resultados. En este sentido, y dada la metodología utilizada, no es posible la realización de ningún tipo de inferencia de naturaleza estadística con la intención de generalizar los resultados. Sin embargo, un estudio de casos permite la ya mencionada “generalización analítica”, es decir, la ampliación de los planteamientos teóricos existentes en función del análisis de la evidencia obtenida a través de la lógica de la construcción de una explicación. Por consiguiente, nos planteamos la posibilidad de realizar estudios, en el futuro, utilizando otro tipo de metodologías que permitan dicha generalización estadística, tales como estudios cuantitativos que permitan incursionar organizaciones. En cualquier caso, ese tipo de estudio debería especificar claramente qué factores están tratando de abordar y qué tipo de organización está estudiando, ya que, en caso contrario, los resultados de dichos estudios no serían comparables con los obtenidos en este trabajo.
La cuestión del fracaso de una iniciativa de cambio, dado que la totalidad de las dinámicas analizadas están en desarrollo o han concluido con éxito. Además, se da la circunstancia que en aquellas organizaciones que habían emprendido cambios anteriores infructuosos, los responsables del mismo ya no pertenecía a la organización, con los inconvenientes que eso supone respecto a la accesibilidad al informante clave y a la información que nos permitiese analizar el caso en cuestión. Sin embargo, esta circunstancia no nos desalienta, sino que nos lleva a recomendar que se insista en el estudio comparativo de casos de éxito y de fracaso de las iniciativas de cambio, dada la riqueza de la información que se podría obtener en el análisis de estos últimos.
Por último, y más allá de las posibilidades que surgen de la continuidad del estudio en otros ámbitos contextuales y temporales, es nuestra intención profundizar, en futuras investigaciones, sobre la medida en que el proceso decisorio afecta al desarrollo de cambio, y si el momento organizativo puede alcanzar mayores o menores cotas en función del mismo; las variaciones de los procesos de cambio si se utilizan mecanismos tales como los incentivos y recompensas en el proceso de cambio; la influencia del gobierno corporativo en las decisiones de cambio de una sociedad filial, y la posible existencia de un momento tras organizativo, fruto de las alianzas y los acuerdos de cooperación entre empresas, y sus efectos en los procesos de cambio iniciados en alguna de las organizaciones que forman parte de dichas alianzas.




CONCLUSIONES

 Es de especial detalle que la tecnología avanza cada día mas y mas esto hace mas eficaz nuestro conocimiento de las organizaciones y su posterior desenvolvimiento en el futuro
 La internet, el correo electrónico y las LAN hacen de los entes económicos y sociales un buen desempeño y forzar un ambiente de trabajo que es necesario para la sustentación de las mismas.
 Durante este semestre se hace patente la visualización de los problemas en las compañías y mas aun dentro de una organización tan compleja en sentido de información como lo es MAPFRE SEGUROS, es necesario empaparse del tema para que se pueda terminar su camino donde debe.
 Es conveniente aplicar uno de los métodos de investigación estudiados el semestre pasado con el fin de no tener errores, y posteriormente plantearle Es muy conveniente tener un conocimiento detallado de los posibles tipos de investigación que se pueden seguir. Este conocimiento hace posible evitar equivocaciones en el elección del método adecuado para un procedimiento específico.
 Una de las fallas más comunes en la investigación consiste en la ausencia de delimitación del tema, es decir, por ausencia de ambición del tema, por eso es básico tener muy claro los objetivos y el camino que se va a recorrer con la investigación para que esta pueda terminar su camino donde debe la correcta solución al problema planteado en semestres posteriores.
 La principal fuente de ayuda son las entrevistas personales con las personas encargadas de la logística tecnológica de la compañía, estos son ingenieros que nos comentan las dificultades que se tiene y viven día día solucionándolos para estabilidad de lo colaboradores y mas aun la estabilidad de este ente comercial como en sentido telemático.